Kurum İçi Eğitim · Ofis Programları

PDF İşlemlerini Baştan Sona
Uygulamalı Rehber

Açma, birleştirme ve bölmeden form, e-imza, redaksiyon ve otomasyona; her bölümde 'hangi araçla yapılır?' karşılaştırmasıyla.

Bu Kitap Hakkında

Bu rehber, PDF’i günlük işinde kullanan herkes için sıfırdan uzman düzeyine hazırlanmıştır; dört seviye ve yirmi altı bölüm boyunca açma-okumadan birleştirme, dönüştürme, OCR, formlar, e-imza, redaksiyon, erişilebilirlik ve otomasyona kadar tüm konuları kapsar. Gizli belgeleri tanımadığınız çevrimiçi araçlara yüklemeyin.

Her bölümün sonunda gerçek bir iş senaryosuna dayalı bir alıştırma, bölümler boyunca da Acrobat · ücretsiz · Office karşılaştırmaları yer alır. Görsel alanları, kurumun kendi ekran görüntüleriyle doldurulmak üzere işaretlenmiştir.

Hat A · Ofis Programları

Seviye 1

Temeller

PDF'i ilk kez ciddi kullananlar için sıfırdan: PDF nedir, açma-okuma-arama, sayfa düzenleme, birleştirme, bölme, kopyalama, yazdırma ve mobilde PDF.

Bölüm 01

PDF Nedir, Neden Kullanılır?

PDF (Taşınabilir Belge Biçimi), bir belgeyi her cihazda aynı görünecek şekilde sabitleyen bir dosya türüdür. Sözleşme, fatura, form, rapor; resmî ve paylaşılan belgelerin standart biçimidir.

PDF'in avantajları

Sabit görünüm: hangi bilgisayar, telefon veya yazıcıda açarsanız açın, düzen bozulmaz.

Evrensel: neredeyse her cihaz ve tarayıcı PDF açar; özel program şart değildir.

Güvenli: parola, şifreleme ve imza ile korunabilir.

Resmî: e-fatura, sözleşme ve formlar için kabul gören standarttır.

PDF görüntüleyiciler

Web tarayıcısı (Chrome, Edge, Safari): PDF açar, okur, çoğu zaman doldurur ve yazdırır.

Adobe Acrobat Reader: ücretsiz; okuma, yorum, form doldurma.

Adobe Acrobat Pro: ücretli; düzenleme, birleştirme, OCR, redaksiyon gibi ileri işler.

İşletim sistemine gömülü görüntüleyiciler (Önizleme/Preview, Edge) temel işleri görür.

Görsel 1.1

Aynı PDF'in tarayıcıda ve Acrobat'ta açılmış görünümü.

PDF görüntüleyici ekranı.

İpucu

Çoğu temel PDF işi (açma, okuma, yazdırma, hatta form doldurma) için tarayıcınız yeter; pahalı bir program almadan önce elinizdeki araçların neler yapabildiğini keşfedin.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Bu rehberde her bölümde işi hangi araçla yapacağınızı göstereceğiz:

Adobe Acrobat (Pro): en kapsamlı, çoğu ileri iş için; ücretlidir.

Ücretsiz araçlar: tarayıcı, ücretsiz masaüstü/çevrimiçi araçlar (temel işler).

Office: Word/Excel doğrudan PDF dışa aktarır; PDF'i Word'e açıp düzenleyebilir.

Alıştırma

8 dk

PDF ile tanışın:

Bir PDF'i tarayıcınızda açın.

Aynı PDF'i (varsa) Acrobat Reader'da açın.

İki görünümü karşılaştırıp hangi araçların elinizde olduğunu listeleyin.

Bölüm 02

PDF Açma, Okuma ve Arama

Bir PDF'i verimli okumak; sayfalar arasında hızlı gezinmek, metin içinde arama yapmak ve görünümü ihtiyacınıza göre ayarlamakla başlar.

Gezinme

Kaydırarak veya sayfa numarası kutusuna yazarak istediğiniz sayfaya gidin.

Varsa küçük resim (thumbnail) panelinden sayfaları görüp atlayın.

Belgede yer imleri (bookmarks) varsa, bölümler arasında tek tıkla geçin.

Arama

Ctrl+F ile bir kelimeyi belge içinde arayın.

Sonuçlar arasında ileri-geri gezinerek aradığınızı bulun.

Arama yalnızca metin tabanlı PDF'lerde çalışır; taranmış (resim) PDF'lerde önce OCR gerekir (ileri bölüm).

Görünüm

Yakınlaştırma/uzaklaştırma ile metni rahat okunur boyuta getirin.

Tek sayfa / sürekli kaydırma / iki sayfa görünümleri arasında geçin.

Gece okuması için (destekleyen araçlarda) koyu mod kullanın.

Görsel 2.1

Arama kutusu, küçük resim paneli ve yakınlaştırma denetimleri.

Okuma arayüzü.

İpucu

Uzun bir PDF'te aradığınızı bulmak için göz gezdirmek yerine Ctrl+F kullanın. Saniyeler içinde ilgili sayfaya gidersiniz. Arama çalışmıyorsa, belge taranmış bir görüntüdür ve OCR gerekir.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Okuma ve arama her araçta benzerdir.

Ücretsiz: tarayıcı ve Acrobat Reader okuma+arama için yeterlidir.

Acrobat: gelişmiş arama (tüm bir klasörde arama) sunar.

Office: bir PDF'i Word'de açarak da içeriğini arayabilirsiniz (düzen değişebilir).

Alıştırma

8 dk

Okuma becerisi:

Çok sayfalı bir PDF açın.

Bir kelimeyi Ctrl+F ile arayıp tüm geçtiği yerleri bulun.

Küçük resim panelinden 3. sayfaya atlayın ve görünümü iki sayfaya çevirin.

Bölüm 03

Sayfa Düzenleme: Döndür, Sil, Yeniden Sırala

Çoğu PDF işi sayfa düzeyindedir: ters taranmış bir sayfayı döndürmek, gereksiz sayfayı silmek veya sayfaları doğru sıraya koymak. Bunlar en sık ihtiyaç duyulan işlemlerdir.

Temel sayfa işlemleri

Döndürme: yan veya ters taranmış sayfayı düzeltir.

Silme: boş veya gereksiz sayfayı çıkarır.

Yeniden sıralama: sayfaları sürükleyerek doğru sıraya koyar.

Ekleme: başka bir PDF'ten veya boş sayfa ekler.

Nasıl yapılır?

PDF'i sayfa düzenleme yapabilen bir araçta açın (Acrobat veya ücretsiz bir araç).

Sayfalar / Düzenle görünümüne (küçük resimler) geçin.

İlgili sayfayı seçip döndür/sil tuşunu kullanın veya sürükleyerek taşıyın.

Değişikliği kaydedin (gerekiyorsa "farklı kaydet").

Görsel 3.1

Sayfa küçük resimleri; döndürme, silme ve sürükleyerek sıralama.

Sayfa düzenleme görünümü.

İpucu

Sayfa düzenlemeden önce dosyanın bir kopyasıyla çalışın veya "farklı kaydet" deyin. Yanlışlıkla yanlış sayfayı silerseniz, orijinal dosyanız elinizde kalır.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Sayfa düzenleme aracı, işin kapsamına göre değişir.

Acrobat (Pro): tüm sayfa işlemlerini tek yerde, güvenle yapar.

Ücretsiz araçlar: birçok ücretsiz çevrimiçi/masaüstü araç döndürme-silme-sıralama yapar (gizli belgeleri rastgele sitelere yüklemeyin).

Office: doğrudan sayfa düzenleme sınırlıdır; bu iş için PDF araçları daha uygundur.

Alıştırma

10 dk

Sayfaları düzenleyin:

Birkaç sayfalık bir PDF'in kopyasını açın.

Bir sayfayı döndürün.

Bir sayfayı silin.

İki sayfanın yerini değiştirip kaydedin.

Bölüm 04

PDF Birleştirme

Birden çok PDF'i (veya farklı dosyaları) tek bir PDF'te toplamak, en sık yapılan işlerden biridir: teklif + sözleşme + ekler tek dosyada, taranmış sayfalar tek belgede.

Ne zaman birleştirilir?

Birden çok belgeyi tek dosya halinde göndermek için.

Taranmış sayfaları tek bir belgede toplamak için.

Bir rapora ek belgeleri (fatura, dekont) iliştirmek için.

Nasıl yapılır?

Birleştirme aracını açın ("Dosyaları birleştir" / "Merge").

Birleştirmek istediğiniz PDF'leri (ve gerekirse Word/görsel dosyaları) ekleyin.

Sıralarını sürükleyerek ayarlayın.

Birleştir deyip yeni tek PDF'i kaydedin.

Görsel 4.1

Birden çok dosyanın sıralanıp tek PDF'te birleştirilmesi.

Birleştirme ekranı.

İpucu

Birleştirmeden önce dosyaları doğru sıraya dizin ve gereksiz sayfaları silin. Birleştirilmiş belgenin başına bir kapak veya içindekiler sayfası eklemek, alıcı için belgeyi çok daha düzenli kılar.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Birleştirme için seçenekler:

Acrobat: "Dosyaları birleştir" ile farklı türleri (PDF, Word, görsel) tek PDF'te toplar.

Ücretsiz araçlar: birçok ücretsiz araç PDF birleştirir; gizli belgelerde çevrimiçi araçlara dikkat.

Office: doğrudan birleştirmez; belgeleri tek tek PDF yapıp bir araçla birleştirirsiniz.

Alıştırma

10 dk

İki PDF'i birleştirin:

İki ayrı PDF hazırlayın.

Bir birleştirme aracında ikisini ekleyin.

Sırasını ayarlayıp tek PDF olarak birleştirin.

Sonucu açıp sayfa sırasını kontrol edin.

Bölüm 05

PDF Bölme ve Sayfa Ayıklama

Bazen tam tersi gerekir: büyük bir PDF'ten yalnızca birkaç sayfayı ayıklamak veya bir belgeyi parçalara bölmek. Örneğin 100 sayfalık bir rapordan tek bir bölümü göndermek.

Bölme ve ayıklama

Ayıklama (extract): seçtiğiniz sayfaları yeni bir PDF olarak kaydetme.

Bölme (split): bir PDF'i sayfa sayısına veya aralıklara göre birden çok dosyaya ayırma.

Belirli sayfaları kaydetme: "yalnızca 5-8. sayfaları PDF olarak yazdır".

Pratik yol

PDF'i açın ve istediğiniz sayfa aralığını belirleyin.

Bölme/ayıklama aracını kullanın veya "PDF'e yazdır"da yalnızca o sayfaları seçin.

Yeni PDF'i anlamlı bir adla kaydedin.

Görsel 5.1

Bir aralığın (örn. 5-8) ayıklanıp yeni PDF olarak kaydedilmesi.

Bölme/ayıklama ekranı.

İpucu

Aracınızda "böl/ayıkla" özelliği yoksa, basit bir hile: belgeyi açın, yazdır deyin, yazıcı olarak "PDF'e yazdır" seçin ve yalnızca istediğiniz sayfa aralığını belirtin. İstediğiniz sayfalar yeni bir PDF olur.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Bölme/ayıklama için seçenekler:

Acrobat: "Böl" ve "Sayfa ayıkla" araçlarıyla doğrudan yapar.

Ücretsiz: "PDF'e yazdır + sayfa aralığı" her yerde çalışan ücretsiz yöntemdir.

Office: ilgili sayfaları kopyalamak yerine, PDF aracını kullanmak daha sağlıklıdır.

Alıştırma

10 dk

Sayfa ayıklayın:

Çok sayfalı bir PDF açın.

Yalnızca 2 sayfayı yeni bir PDF olarak ayıklayın (araçla veya "PDF'e yazdır" ile).

Sonucu açıp doğru sayfaların geldiğini kontrol edin.

Bölüm 06

Metin ve Görsel Kopyalama / Çıkarma

Bir PDF'ten metni başka bir belgeye almak veya içindeki bir görseli kaydetmek sık gerekir. Bunun mümkün olup olmadığı, PDF'in metin tabanlı mı yoksa taranmış mı olduğuna bağlıdır.

Metin kopyalama

Metni fareyle seçip Ctrl+C ile kopyalayın, başka belgeye Ctrl+V.

Metni seçemiyorsanız PDF taranmıştır; önce OCR gerekir (ileri bölüm).

Düzen bozulabilir; uzun metinlerde biçimlendirmeyi yeniden yapmanız gerekebilir.

Görsel ve sayfa çıkarma

Bir görseli sağ tıklayıp kaydedin (destekleyen araçlarda) veya ekran görüntüsü alın.

Acrobat gibi araçlarda görselleri toplu olarak dışa aktarabilirsiniz.

Tüm PDF'i Word/Excel'e dönüştürerek içeriğini düzenlenebilir hale getirebilirsiniz (sonraki seviye).

Görsel 6.1

Metin seçimi ve bir görselin kaydedilmesi.

Kopyalama/çıkarma.

İpucu

Metin kopyalarken biçim bozuluyorsa, önce Not Defteri gibi düz metin bir yere yapıştırıp oradan asıl belgeye taşıyın; böylece PDF'in karışık biçimlendirmesinden arınmış temiz metin elde edersiniz.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Çıkarma yeteneği araca göre değişir.

Acrobat: metin/görsel çıkarma ve dışa aktarmada en kapsamlısıdır.

Ücretsiz: tarayıcı metin seçip kopyalamaya izin verir; görsel için ekran görüntüsü.

Office: PDF'i Word'de açmak, metni düzenlenebilir biçimde almanın pratik yoludur.

Alıştırma

8 dk

İçerik çıkarın:

Metin tabanlı bir PDF'ten bir paragrafı kopyalayıp Word'e yapıştırın.

Düz metin olarak temizleyip yeniden biçimlendirin.

Bir görseli kaydedin veya ekran görüntüsünü alın.

Bölüm 07

Yazdırma ve "PDF'e Yazdır"

PDF yazdırmak göründüğünden incelikli olabilir: doğru ölçek, sayfa aralığı ve çift taraf ayarları önemlidir. Ayrıca "PDF'e yazdır", her belgeyi PDF'e çevirmenin evrensel yoludur.

PDF yazdırma

Sayfa aralığı: tümü yerine yalnızca gereken sayfaları yazdırın.

Ölçek: "gerçek boyut" veya "sayfaya sığdır"ı doğru seçin; aksi halde kenarlar kesilebilir.

Çift taraf (dupleks): kâğıt tasarrufu için arkalı önlü yazdırın.

Renk/gri: taslaklar için gri tonlama mürekkep tasarrufu sağlar.

"PDF'e Yazdır"

Herhangi bir belgeyi (Word, web sayfası, e-posta) yazdır deyip yazıcı olarak "Microsoft Print to PDF" / "PDF olarak kaydet" seçin.

Bu, neredeyse her uygulamadan PDF üretmenin evrensel yoludur.

Sayfa aralığı seçerek PDF bölme/ayıklama için de kullanılır.

Görsel 7.1

Yazdırma penceresi; ölçek, aralık ve "PDF'e yazdır" seçeneği.

Yazdırma diyaloğu.

İpucu

"Sayfaya sığdır" ile "gerçek boyut" farkını bilin: resmî/ölçekli belgelerde (çizim, form) gerçek boyut seçin, yoksa ölçek kayar. Önemli bir baskıda önce tek sayfa deneyin.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

PDF üretme yolları:

Office: "Farklı Kaydet → PDF" en temiz yoldur (bağlantılar, içindekiler korunur).

Ücretsiz: "PDF'e yazdır" her uygulamadan çalışır.

Acrobat: "PDFMaker" ile Office'ten zengin PDF üretir.

Alıştırma

8 dk

Yazdırma ustalığı:

Bir Word belgesini "PDF olarak kaydet" ile PDF yapın.

Bir web sayfasını "PDF'e yazdır" ile PDF'e çevirin.

Bir PDF'ten yalnızca 2-3. sayfayı yeni PDF olarak yazdırın.

Bölüm 08

Mobilde PDF

Telefon ve tabletle de PDF okuyabilir, doldurabilir, imzalayabilir ve hatta tarayabilirsiniz. Hareket hâlinde işleri bitirmenin pratik yolu mobil PDF araçlarıdır.

Mobilde neler yapılır?

Okuma: telefonun dosya/uygulamasıyla PDF açıp okursunuz.

Doldurma ve imzalama: birçok uygulama form doldurma ve parmakla imza atmaya izin verir.

Tarama: telefon kamerasıyla bir belgeyi tarayıp PDF'e çevirirsiniz.

Paylaşma: PDF'i e-posta veya mesajla anında gönderirsiniz.

Telefonla tarama

Bir tarama uygulaması açın (telefonun Dosyalar/Notlar uygulaması veya Adobe Scan gibi).

Belgeyi düz bir zemine koyup fotoğraflayın; uygulama kenarları otomatik bulur.

Birden çok sayfayı arka arkaya tarayın.

PDF olarak kaydedip paylaşın.

Görsel 8.1

Telefonla belge tarama ve PDF olarak kaydetme.

Mobil tarama ekranı.

İpucu

Acele bir imza/belge istendiğinde telefonunuz yeter: belgeyi tarayın, gereken yere parmakla imzanızı atın ve PDF olarak gönderin. Yazıcı-tarayıcı aramaya gerek kalmaz.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Mobilde araç seçenekleri:

Acrobat (mobil): okuma, doldurma, imza, tarama tek uygulamada.

Ücretsiz/yerleşik: telefonun kendi Dosyalar/Notlar uygulaması temel tarama-imza yapar.

Office (mobil): belgeleri telefonda PDF'e dönüştürür.

Alıştırma

8 dk

Mobil PDF:

Telefonunuzla bir belge tarayıp PDF yapın.

PDF'e parmakla bir imza veya not ekleyin.

PDF'i kendinize e-postayla gönderin.

Seviye 2

Orta Düzey

Belgeleri dönüştürün ve zenginleştirin: sıkıştırma, Office↔PDF dönüştürme, tarama ve OCR, açıklama-yorum, filigran-sayfa numarası ve parola-şifreleme.

Bölüm 09

Sıkıştırma ve Boyut Küçültme

Büyük PDF'ler e-postaya sığmaz, yavaş açılır. Sıkıştırma, kaliteyi makul tutarken dosya boyutunu belirgin biçimde küçültür.

PDF neden büyür?

Yüksek çözünürlüklü taranmış görseller en sık nedendir.

Gömülü yazı tipleri ve gereksiz veriler boyutu artırır.

Tek bir büyük fotoğraf bile dosyayı şişirebilir.

Küçültme yolları

Bir "Sıkıştır / Boyut küçült" aracı kullanın.

Hedefe göre kalite seçin: ekran (en küçük), e-posta, baskı (en kaliteli).

Sonucu açıp metin/görsel kalitesinin yeterli olduğunu kontrol edin.

Çok büyükse, taranmış sayfaları daha düşük çözünürlükte yeniden tarayın.

Görsel 9.1

Sıkıştırma öncesi/sonrası dosya boyutu ve kalite karşılaştırması.

Sıkıştırma ekranı.

İpucu

Sıkıştırmada amacınıza göre seçim yapın: e-postayla gönderilecek bir belgede agresif sıkıştırma uygundur, ama basılacak bir belgede kaliteyi korumak için "baskı" ayarını seçin. Aşırı sıkıştırma metni bulanıklaştırabilir.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Sıkıştırma için seçenekler:

Acrobat: "PDF'i küçült" / "PDF'i optimize et" ile ayrıntılı denetim.

Ücretsiz: birçok ücretsiz araç sıkıştırır; gizli belgelerde çevrimiçi araçlara dikkat.

Office: PDF dışa aktarırken "en düşük boyut (çevrimiçi yayımlama)" seçeneği.

Alıştırma

8 dk

Bir PDF'i küçültün:

Görsel içeren büyük bir PDF bulun.

Bir sıkıştırma aracıyla "e-posta" kalitesinde küçültün.

Önce/sonra boyutu ve kaliteyi karşılaştırın.

Bölüm 10

Word/Excel ↔ PDF Dönüştürme

PDF ile Office dosyaları arasında gidip gelmek günlük bir ihtiyaçtır: Word'ü PDF yapmak, bir PDF'i düzenlemek için Word'e çevirmek, bir tablo PDF'ini Excel'e almak.

Office → PDF

Word/Excel/PowerPoint'te "Farklı Kaydet → PDF" en temiz yoldur.

Bağlantılar, içindekiler ve yer imleri korunur.

Resmî gönderim için her zaman PDF tercih edin; düzen bozulmaz.

PDF → Office

PDF → Word: metni düzenlemek için; düzen çoğu zaman yaklaşık korunur.

PDF → Excel: tablo verisini hücrelere almak için.

Taranmış (resim) PDF'ler için önce OCR gerekir, yoksa metin gelmez.

Dönüştürme sonrası sonucu mutlaka gözden geçirin; küçük kaymalar olabilir.

Görsel 10.1

Bir PDF tablosunun Excel'e dönüştürülmesi.

PDF→Excel dönüştürme.

İpucu

Bir PDF'i düzenlemeniz gerekiyorsa ve kaynağı (Word) elinizde değilse, PDF'i Word'e çevirin; ama dönüştürmenin asla kusursuz olmadığını unutmayın. Karmaşık düzenlerde elle düzeltme gerekebilir.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Dönüştürme için seçenekler:

Acrobat: "Dışa aktar" ile PDF'i Word/Excel/PowerPoint yapar (OCR dahil).

Office: Word, bir PDF'i doğrudan açıp düzenlenebilir belgeye çevirir.

Ücretsiz: çevrimiçi dönüştürücüler vardır; gizli belgelerde dikkatli olun.

Alıştırma

10 dk

İki yönde dönüştürün:

Bir Word belgesini PDF yapın.

Bir PDF'i Word'e çevirip metni düzenleyin.

Sonucu orijinalle karşılaştırıp kaymaları not edin.

Bölüm 11

Tarama ve OCR

Kâğıt bir belgeyi tarayınca elde ettiğiniz PDF, aslında bir fotoğraftır: metni seçilemez, aranamaz. OCR (Optik Karakter Tanıma), bu görüntüdeki yazıyı gerçek metne çevirir.

Tarama ipuçları

İyi ışık ve düz zemin kullanın; gölge ve eğrilik OCR'ı zorlaştırır.

Metin belgeleri için 300 dpi civarı çözünürlük yeterlidir.

Çok sayfalı belgeleri tek bir PDF'te toplayın.

OCR ile aranabilir yapma

Taranmış PDF'i bir OCR aracında açın.

"Metni tanı / OCR" komutunu çalıştırın; dili (Türkçe) seçin.

Artık metni seçebilir, kopyalayabilir ve Ctrl+F ile arayabilirsiniz.

Tanınan metni gözden geçirin; OCR bazı karakterleri yanlış okuyabilir.

Görsel 11.1

Taranmış bir sayfada OCR sonrası seçilebilen metin.

OCR öncesi/sonrası.

İpucu

OCR sihir değildir: el yazısı, bozuk baskı veya düşük çözünürlükte hata yapar. Önemli belgelerde OCR sonucunu, özellikle sayıları ve isimleri, asıl belgeyle karşılaştırarak doğrulayın.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

OCR için seçenekler:

Acrobat: güçlü, çok dilli OCR; taranmış PDF'i aranabilir yapar.

Ücretsiz: bazı mobil tarama uygulamaları ve çevrimiçi araçlar OCR yapar.

Office: Word, bazı taranmış PDF'leri açarken metni tanımayı dener.

Alıştırma

10 dk

OCR uygulayın:

Bir belgeyi tarayın (veya örnek taranmış PDF kullanın).

OCR çalıştırıp metni seçilebilir hale getirin.

Ctrl+F ile bir kelime aratıp tanımanın çalıştığını doğrulayın.

Bölüm 12

Açıklama, Vurgulama ve Yorum

Bir PDF'i düzenlemeden üzerine not düşmek, vurgulamak ve yorum bırakmak; geri bildirim ve inceleme süreçlerinin temelidir.

Açıklama araçları

Vurgulama (highlight): önemli metni renkle işaretler.

Not / yorum: bir yere yapışkan not bırakır.

Çizim/şekil: ok, kutu, çizgiyle dikkat çeker.

Metin kutusu / damga: "Onaylandı", "Taslak" gibi damgalar.

İnceleme akışı

Bir belgeyi yorumlarla işaretleyip geri gönderirsiniz.

Yorumları bir liste halinde görüp tek tek yanıtlar/çözersiniz.

Açıklamalar belgenin içeriğini değiştirmez; üzerine eklenir.

Görsel 12.1

Vurgulanmış metin, yapışkan not ve yorum listesi.

Açıklama araçları.

İpucu

Geri bildirimi e-posta metnine yazmak yerine doğrudan PDF'in üzerine yorum olarak ekleyin; "şu paragraf" demek yerine tam o paragrafa not düşersiniz. Böylece hiçbir geri bildirim bağlamından kopmaz.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Açıklama için seçenekler:

Acrobat Reader (ücretsiz): vurgulama, not ve temel yorum araçları zaten vardır.

Tarayıcı: bazı tarayıcılar temel vurgulama/not sunar.

Office: PDF'i Word'de açıp "İzlenen Değişiklikler" ile de yorumlanabilir.

Alıştırma

8 dk

Bir belgeyi inceleyin:

Bir PDF'te iki cümleyi vurgulayın.

Bir yapışkan not bırakın.

Bir damga veya metin kutusu ("Gözden geçirildi") ekleyip kaydedin.

Bölüm 13

Filigran, Sayfa Numarası ve Başlık/Altbilgi

Belgelere kurumsal bir görünüm ve koruma katmak için filigran, sayfa numarası ve başlık/altbilgi eklersiniz: "Gizli" damgası, logo, tarih veya sayfa numaraları.

Filigran

Sayfanın arkasına/önüne yarı saydam bir yazı veya logo bindirir.

Örnek: "TASLAK", "GİZLİ", kurum logosu.

Tüm sayfalara tek seferde uygulanır.

Sayfa numarası ve başlık/altbilgi

Sayfa numarası: "Sayfa 3 / 12" gibi otomatik numaralandırma.

Başlık/altbilgi: üst/alt kenara tarih, başlık, dosya adı.

Konum ve biçimi (yazı tipi, hizalama) ayarlayabilirsiniz.

Görsel 13.1

"GİZLİ" filigranı ve alt bilgide sayfa numarası.

Filigran + sayfa numarası.

İpucu

Filigran caydırıcıdır ama bir güvenlik önlemi değildir; "GİZLİ" yazısı belgeyi gerçekten korumaz, sadece uyarır. Gerçek koruma için parola/şifreleme (sonraki bölüm) ve gizli bilgiyi silmek için redaksiyon (ileri bölüm) gerekir.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Bu özellikler için seçenekler:

Acrobat: filigran, sayfa numarası, başlık/altbilgi araçları yerleşiktir.

Office: belgeye Word'de filigran/numarayı ekleyip sonra PDF yaparsınız (pratik yol).

Ücretsiz: bazı araçlar filigran/numara ekler.

Alıştırma

8 dk

Belgeyi damgalayın:

Bir PDF'e (veya önce Word'de) "TASLAK" filigranı ekleyin.

Alt bilgiye sayfa numarası ekleyin.

Sonucu PDF olarak kaydedip kontrol edin.

Bölüm 14

Parola ve Şifreleme

Hassas bir PDF'i korumanın en doğrudan yolu paroladır. PDF, hem açılışı parolayla kilitlemenize hem de yazdırma/kopyalama gibi izinleri kısıtlamanıza imkân verir.

İki tür koruma

Açma parolası: belgeyi yalnızca parolayı bilen açabilir.

İzin parolası: belge açılır ama yazdırma, kopyalama, düzenleme kısıtlanır.

İkisini birlikte de kullanabilirsiniz.

Güvenli kullanım

Güçlü bir parola seçin; tahmin edilebilir parolalardan kaçının.

Parolayı belgeyle aynı e-postada göndermeyin; ayrı kanaldan iletin.

Parolayı kaybederseniz belgeye erişim çok zorlaşır; güvenli bir yerde saklayın.

Görsel 14.1

Açma ve izin parolası ayar ekranı.

Şifreleme ayarları.

İpucu

Parolayı belgeyle birlikte aynı e-postada göndermek, kapıyı kilitleyip anahtarı kilidin üstünde bırakmak gibidir. Parolayı her zaman ayrı bir kanaldan (telefon, ayrı mesaj) iletin.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Parola/şifreleme için seçenekler:

Acrobat: açma+izin parolası ve güçlü şifrelemeyi ayrıntılı sunar.

Office: Word/Excel "PDF olarak kaydet" sırasında belgeyi parolayla şifreleyebilir.

Ücretsiz: bazı araçlar parola ekler; gizli belgelerde çevrimiçi araçlara güvenmeyin.

Alıştırma

8 dk

Bir PDF'i koruyun:

Bir PDF'e açma parolası ekleyin.

Kapatıp yeniden açarak parolayı test edin.

Parolayı nasıl güvenle paylaşacağınızı yazın.

Seviye 3

İleri Düzey

Formlar ve yapı: form doldurma, form oluşturma, e-imza temelleri, PDF/A arşivleme, yer imleri-bağlantılar ve toplu (batch) işlemler.

Bölüm 15

PDF Formları Doldurma

Resmî form, başvuru, sözleşme; çoğu PDF olarak gelir. Bunları yazıcıya gerek kalmadan ekranda doldurmak hem hızlı hem temizdir.

İki tür form

Etkileşimli form: tıklayınca yazabileceğiniz hazır alanlar içerir.

Düz (flat) form: alanlar yoktur; üzerine metin kutusu eklemeniz gerekir.

Çoğu görüntüleyici her ikisini de doldurabilir.

Doldurma

Formu açın; etkileşimli alanlar genelde renkli/çerçeveli görünür.

Alanlara tıklayıp bilgileri girin; onay kutularını işaretleyin.

Alan yoksa metin ekle / yaz aracıyla doğru yere metin yerleştirin.

Doldurulmuş formu kaydedin; gerekiyorsa imzalayın (sonraki bölüm).

Görsel 15.1

Etkileşimli alanları doldurulan bir başvuru formu.

Form doldurma.

İpucu

Bir formu yazdırıp elle doldurup tekrar taramak yerine, ekranda doldurun: daha okunaklı, daha hızlı ve düzeltilebilir olur. Düz bir formda alan yoksa "metin ekle" aracı her zaman çalışır.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Form doldurma için seçenekler:

Acrobat Reader (ücretsiz): hem etkileşimli hem düz formları doldurur (Fill & Sign).

Tarayıcı: birçok etkileşimli formu doldurur ve kaydeder.

Mobil: telefonda doldurup imzalayıp gönderebilirsiniz.

Alıştırma

10 dk

Bir form doldurun:

Etkileşimli bir PDF form bulun (veya örnek kullanın).

Alanları doldurun ve bir onay kutusu işaretleyin.

Alanı olmayan bir yere "metin ekle" ile not yazıp kaydedin.

Bölüm 16

Form Oluşturma

Kurum içinde tekrar tekrar kullanılan formları (izin talebi, başvuru, anket) etkileşimli PDF formuna çevirmek, doldurmayı kolaylaştırır ve düzenli veri toplar.

Form alanı türleri

Metin kutusu: ad, açıklama gibi serbest metin.

Onay kutusu / radyo düğmesi: seçenekler.

Açılır liste: hazır seçeneklerden biri.

Tarih / imza alanı: tarih ve imza için özel alanlar.

Form oluşturma akışı

Formun tasarımını önce Word'de yapıp PDF'e aktarın (veya boş bir PDF'le başlayın).

Acrobat'ta "Form hazırla" ile alanları otomatik algılatın.

Eksik alanları elle ekleyin; her alana anlamlı bir ad verin.

Formu test edin: doldurulabiliyor mu, veriler doğru kaydediliyor mu?

Görsel 16.1

Bir Word taslağından üretilmiş etkileşimli form alanları.

Form oluşturma.

İpucu

Formu sıfırdan çizmeyin: düzeni önce Word'de hazırlayıp PDF yapın, sonra alanları ekleyin. Acrobat'ın otomatik alan algılaması, hazır bir düzende işin çoğunu sizin için yapar.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Form oluşturma için seçenekler:

Acrobat (Pro): "Form hazırla" ile etkileşimli alanlar oluşturmanın asıl aracı.

Ücretsiz: etkileşimli form oluşturma sınırlıdır; doldurma ücretsiz, oluşturma genelde Acrobat işi.

Alternatif: yalnızca veri topluyorsanız çevrimiçi form (Forms) + sonuçları PDF'e aktarma da bir yoldur.

Alıştırma

12 dk

Bir form kurun:

Word'de basit bir izin talep formu tasarlayıp PDF yapın.

(Acrobat varsa) form alanlarını otomatik algılatıp düzeltin.

Formu doldurarak test edin.

Bölüm 17

e-İmza ve Dijital İmza Temelleri

Bir PDF'i imzalamak artık yazıcı-tarayıcı gerektirmez. Basit elektronik imzadan yasal geçerli dijital imzaya kadar farklı seviyeler vardır; farkı bilmek önemlidir.

İmza türleri

Basit e-imza: imzanızın görüntüsünü (çizilmiş/yazılmış) belgeye eklemek. Pratiktir ama güçlü bir kimlik kanıtı sunmaz.

Dijital imza (sertifikalı): bir dijital sertifikayla belgeyi imzalar; kim imzaladı ve sonradan değişti mi doğrulanabilir.

Nitelikli elektronik imza (e-İmza): Türkiye'de ıslak imzaya yasal eşdeğer; nitelikli sertifika gerektirir.

Pratik kullanım

Günlük onaylar için Fill & Sign ile basit imza çoğu zaman yeterlidir.

Yasal/resmî belgelerde nitelikli e-İmza gerekir (ayrı modülde ayrıntılı).

İmzaladıktan sonra belgeyi düzleştirip (flatten) göndermek, imzanın kaymasını önler.

Görsel 17.1

Fill & Sign ile eklenmiş bir imza ve sertifikalı dijital imza rozeti.

İmza ekleme.

İpucu

"İmza görüntüsü eklemek" ile "yasal dijital imza" aynı şey değildir. Bir e-postaya imza görseli yapıştırmak pratiktir; ama resmî bir sözleşmede yasal geçerlilik için nitelikli e-İmza gerekebilir. Hangi belgenin hangi imzayı gerektirdiğini öğrenin.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

İmza için seçenekler:

Acrobat: basit imza (Fill & Sign) ve sertifikalı dijital imzayı destekler.

e-İmza/e-Devlet: nitelikli imza için (ayrı modülde anlatılır).

Mobil/ücretsiz: basit imza ekleme birçok uygulamada vardır.

Alıştırma

10 dk

Bir belge imzalayın:

Bir PDF'e Fill & Sign ile basit imzanızı ekleyin.

İmzalı belgeyi kaydedin.

Hangi belgelerinizin yasal (nitelikli) imza gerektirdiğini listeleyin.

Bölüm 18

PDF/A ve Arşivleme

Bir belgeyi yıllar sonra da aynı şekilde açabilmek için PDF/A vardır: uzun süreli arşivleme için tasarlanmış, kendi kendine yeten bir PDF biçimi.

PDF/A nedir?

Arşivleme için standartlaştırılmış bir PDF türüdür.

Yazı tiplerini belgeye gömerek gelecekte de doğru görünmesini garantiler.

Dış bağlantı, çalıştırılabilir içerik gibi riskli ögelere izin vermez; bu yüzden daha güvenli ve kalıcıdır.

Ne zaman ve nasıl?

Resmî kayıt, sözleşme, uzun süre saklanacak belgeler için tercih edin.

Bir belgeyi PDF/A olarak kaydet veya mevcut PDF'i PDF/A'ya dönüştür.

Bazı kurumlar arşiv için PDF/A'yı zorunlu kılar.

Görsel 18.1

Bir belgenin PDF/A olarak kaydedilmesi ve uyumluluk göstergesi.

PDF/A kaydetme.

İpucu

Uzun saklanacak önemli belgeleri PDF/A olarak arşivleyin; yıllar sonra yazı tipi veya görüntüleme sorunu yaşamazsınız. Günlük kullanım için normal PDF yeter, ama arşiv için PDF/A bir sigortadır.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

PDF/A için seçenekler:

Acrobat: PDF/A olarak kaydetme ve dönüştürmeyi doğrudan yapar.

Office: "PDF olarak kaydet → Seçenekler → ISO 19005 (PDF/A) uyumlu" kutusu.

Ücretsiz: bazı araçlar PDF/A dönüştürür.

Alıştırma

8 dk

Arşivlik PDF üretin:

Bir Word belgesini PDF/A olarak kaydedin (Seçenekler kutusundan).

Mevcut bir PDF'i (araç varsa) PDF/A'ya dönüştürün.

Hangi belgelerinizin PDF/A arşivi gerektirdiğini belirleyin.

Bölüm 19

İçindekiler, Yer İmleri ve Bağlantılar

Uzun bir PDF'te gezinmeyi kolaylaştırmak için yer imleri (bookmarks), iç bağlantılar ve tıklanabilir içindekiler eklersiniz. Okuyucu, aradığı bölüme tek tıkla ulaşır.

Yer imleri ve bağlantılar

Yer imi (bookmark): kenar panelinde tıklanınca ilgili sayfaya götüren bağlantı.

İç bağlantı: belge içinde bir yerden başka bir yere atlatır.

Dış bağlantı: bir web adresine veya e-postaya yönlendirir.

Tıklanabilir içindekiler

Word'de başlık stilleriyle bir içindekiler oluşturup PDF yaparsanız, içindekiler ve yer imleri otomatik tıklanabilir olur.

Bu, uzun raporlar ve kılavuzlar için en kolay yoldur.

Acrobat'ta yer imlerini elle de ekleyip düzenleyebilirsiniz.

Görsel 19.1

Yer imi paneli ve tıklanabilir bir içindekiler.

Yer imleri + içindekiler.

İpucu

Uzun bir belgede gezinmeyi kolaylaştırmanın en kolay yolu, kaynağı Word'de başlık stilleriyle yazıp PDF'e aktarmaktır; yer imleri ve tıklanabilir içindekiler kendiliğinden oluşur. Sıfırdan elle eklemek yerine bu yolu tercih edin.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Yer imi/bağlantı için seçenekler:

Office → PDF: başlık stilleri + içindekiler, otomatik yer imine dönüşür.

Acrobat: yer imi ve bağlantıları elle ekleme/düzenleme.

Ücretsiz: görüntüleyiciler var olan yer imlerini gösterir; oluşturma genelde Acrobat/Office işi.

Alıştırma

10 dk

Gezinmeyi kolaylaştırın:

Word'de başlık stilleriyle kısa bir belge yazıp içindekiler ekleyin.

PDF'e aktarıp yer imlerinin oluştuğunu kontrol edin.

Bir dış bağlantının (web adresi) çalıştığını test edin.

Bölüm 20

Toplu (Batch) İşlemler

Onlarca PDF'e aynı işi tek tek yapmak yerine, toplu işlemle hepsine birden uygularsınız: hepsini sıkıştırma, hepsine filigran ekleme, hepsini PDF/A'ya çevirme.

Toplu işlem fikri

Bir klasördeki tüm PDF'lere aynı işlemi tek seferde uygularsınız.

Örnek: 50 faturaya filigran eklemek, hepsini sıkıştırmak veya yeniden adlandırmak.

Elle saatler sürecek iş, dakikalara iner.

Nasıl yapılır?

Acrobat'ta "Eylem (Action)" sihirbazını açın.

Uygulanacak adımları seçin (sıkıştır, filigran, OCR...).

İşlenecek dosya/klasörü gösterin.

Çalıştırın; sonuçları bir kez gözden geçirin.

Görsel 20.1

Bir klasördeki tüm PDF'lere uygulanan toplu eylem.

Batch işlem ekranı.

İpucu

Toplu işlemi önce birkaç kopya dosyada deneyin; ayar yanlışsa onlarca dosyayı bozmadan fark edersiniz. Doğru çalıştığından emin olunca tüm klasöre uygulayın.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Toplu işlem için seçenekler:

Acrobat (Pro): "Action Wizard" ile çok adımlı toplu işlemler.

Ücretsiz: bazı araçlar toplu sıkıştırma/birleştirme yapar; kapsam sınırlı.

Office/script: ileri kullanıcılar betikle (script) toplu işler yapabilir.

Alıştırma

10 dk

Toplu işlemi planlayın:

Tekrarlı yaptığınız bir PDF işini belirleyin (örn. filigran ekleme).

Bunun toplu uygulanacağı bir senaryo yazın.

(Acrobat varsa) birkaç kopya dosyada bir Action deneyin.

Seviye 4

Uzman · Güç Kullanıcı

Profesyonel ve güvenli PDF: redaksiyon, erişilebilirlik, karşılaştırma-sürüm, otomasyon, güvenlik-KVKK-uyumluluk ve uçtan uca PDF iş akışı.

Bölüm 21

Redaksiyon: Gizli Bilgiyi Kalıcı Silme

Bir belgeyi paylaşmadan önce TC kimlik no, isim, hesap numarası gibi gizli bilgileri kaldırmanız gerekebilir. Bunu doğru yapmak hayati önemdedir; yanlış yapılan redaksiyon ciddi veri sızıntısına yol açar.

En kritik kural

Gizli metnin üzerine siyah kutu çizmek YETMEZ; altındaki metin hâlâ oradadır ve kopyalanabilir.

Gerçek redaksiyon, metni ve veriyi kalıcı olarak siler; sadece üstünü örtmez.

Bu yüzden mutlaka gerçek bir redaksiyon aracı kullanın.

Doğru redaksiyon

Bir redaksiyon aracında gizlenecek metni/alanı işaretleyin.

"Uygula / Redaksiyonu işle" ile veriyi kalıcı silin.

Gizli verileri (metadata) temizleyin: yazar adı, geçmiş sürümler.

Sonucu kontrol edin: silinen yeri kopyalamayı deneyin, metin gelmemeli.

Görsel 21.1

Doğru redaksiyon: işaretleme, uygulama ve metadata temizliği.

Redaksiyon araçları.

İpucu

Redaksiyondan sonra mutlaka test edin: gizlenen yeri seçip kopyalamaya çalışın. Eğer altından metin çıkıyorsa, redaksiyon uygulanmamış demektir; o belgeyi göndermeyin. Doğru redaksiyon, silinen veriyi geri getirilemez biçimde yok eder.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Redaksiyon için seçenekler:

Acrobat (Pro): gerçek redaksiyon ve metadata temizleme aracının asıl yeri.

Ücretsiz: çoğu ücretsiz araçta güvenilir redaksiyon yoktur; siyah kutu çizmek redaksiyon değildir.

Dikkat: gizli belgeleri redaksiyon için tanımadığınız çevrimiçi araçlara yüklemeyin.

Alıştırma

10 dk

Güvenli redaksiyon:

Bir belgede gizli bir bilgiyi (örnek) redaksiyon aracıyla silin.

Metadata'yı temizleyin.

Silinen yeri kopyalamayı deneyerek gerçekten gittiğini doğrulayın.

Bölüm 22

Erişilebilirlik ve Etiketli PDF

Erişilebilir bir PDF, ekran okuyucu kullanan görme engelliler dâhil herkesin okuyabildiği belgedir. Kurumsal ve resmî belgelerde giderek daha çok beklenen bir niteliktir.

Erişilebilirlik unsurları

Etiketler (tags): başlık, paragraf, tablo gibi yapıyı tanımlar; ekran okuyucu doğru sırada okur.

Alternatif metin: görsellerin sözel açıklaması.

Okuma sırası: içeriğin mantıklı sırada okunması.

Yeterli kontrast ve okunur yazı boyutu.

Erişilebilir PDF üretme

En kolay yol: Word'de başlık stilleri ve görsellere alternatif metin ekleyip PDF'e aktarmak (etiketler korunur).

Acrobat'ta erişilebilirlik denetimi yapıp eksikleri görebilirsiniz.

Taranmış belgelerde önce OCR şarttır; resim hâlinde metin erişilebilir değildir.

Görsel 22.1

Etiket ağacı, alternatif metin ve erişilebilirlik denetimi.

Erişilebilirlik araçları.

İpucu

Erişilebilirliği en kolay sağlamanın yolu, belgeyi baştan Word'de düzgün başlık stilleri ve alternatif metinle yazıp PDF'e aktarmaktır. Sonradan PDF'i erişilebilir yapmak, baştan doğru üretmekten çok daha zahmetlidir.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Erişilebilirlik için seçenekler:

Office → PDF: başlık stilleri + alternatif metin, etiketli PDF üretir.

Acrobat (Pro): erişilebilirlik denetimi ve etiket düzenleme.

Ücretsiz: erişilebilirlik düzenlemesi sınırlıdır; kaynakta (Word) çözmek en pratik.

Alıştırma

8 dk

Erişilebilir PDF:

Word'de başlık stilleri ve bir görsele alternatif metin ekleyin.

PDF'e aktarın.

(Acrobat varsa) erişilebilirlik denetimi çalıştırıp eksikleri görün.

Bölüm 23

Karşılaştırma ve Sürüm Yönetimi

Bir sözleşmenin iki sürümü arasında ne değişti? Belge karşılaştırma araçları, iki PDF arasındaki farkları otomatik bulup işaretler; elle satır satır okumaktan kurtarır.

Belge karşılaştırma

İki PDF sürümünü yükleyip "karşılaştır" dersiniz.

Araç, eklenen/silinen/değişen metni renkli işaretler.

Özellikle sözleşme revizyonlarında "karşı taraf ne değiştirmiş?" sorusunu hızla yanıtlar.

Sürüm yönetimi

Dosya adına tarih/sürüm ekleyin: "Sozlesme_v3_2024-05.pdf".

Eski sürümleri silmeyin; bir "arşiv" klasöründe saklayın.

Hangi sürümün nihai olduğunu net işaretleyin ("SON" / "İMZALI").

Görsel 23.1

İki sürüm arasındaki farkları renkli gösteren karşılaştırma.

Karşılaştırma görünümü.

İpucu

Sözleşme gibi belgelerde karşı taraftan dönen sürümü mutlaka önceki sürümle karşılaştırın; gözle fark edilmeyen küçük ama önemli değişiklikleri araç anında yakalar. "Nihai" sürümü de net adlandırın ki karışıklık olmasın.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Karşılaştırma için seçenekler:

Acrobat (Pro): "Dosyaları karşılaştır" ile otomatik fark bulma.

Office: Word'ün "Karşılaştır" özelliği, iki Word sürümü için güçlüdür.

Ücretsiz: bazı araçlar metin farkı gösterir; kapsam sınırlı.

Alıştırma

8 dk

İki sürümü karşılaştırın:

Bir belgenin iki sürümünü oluşturun (birinde küçük bir değişiklik).

Bir karşılaştırma aracıyla farkı bulun.

Net bir sürüm adlandırma kuralı yazın.

Bölüm 24

Otomasyon: Acrobat Actions ve Araçlar

Tekrarlayan PDF işlerini otomatikleştirmek, hem zaman kazandırır hem hata azaltır. Acrobat Actions ve diğer araçlarla çok adımlı işleri tek tıkla çalıştırırsınız.

Otomasyon fikri

Sık yaptığınız çok adımlı bir işi (örn. sıkıştır → filigran ekle → PDF/A yap) bir kez tanımlarsınız.

Sonra tek tıkla onlarca belgeye uygularsınız.

Her seferinde aynı adımları elle yapma derdi biter.

Araçlar

Acrobat Action Wizard: çok adımlı eylemler tanımlar ve toplu çalıştırır.

Power Automate / betikler: ileri kullanıcılar için PDF işlerini iş akışlarına bağlar.

Önce en sık tekrar eden işten başlayın; basit tutun.

Görsel 24.1

Çok adımlı bir Acrobat eyleminin tanımlanması.

Action Wizard.

İpucu

Otomasyona "en çok yaptığınız, en sıkıcı" işten başlayın. Bir kez kurduğunuz iyi bir eylem, aynı işi her seferinde dakikalar yerine saniyelerde ve hatasız yapmanızı sağlar.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Otomasyon için seçenekler:

Acrobat (Pro): Action Wizard, PDF otomasyonunun asıl aracı.

Microsoft: Power Automate, PDF adımlarını iş akışlarına ekler.

Ücretsiz: otomasyon sınırlıdır; tek seferlik işler için yeterli olabilir.

Alıştırma

10 dk

Bir otomasyon tasarlayın:

Tekrarlı bir PDF işinizi adımlara bölün.

Bunu bir "eylem" olarak nasıl tanımlayacağınızı yazın.

(Acrobat varsa) basit bir Action oluşturup kopya dosyalarda deneyin.

Bölüm 25

Güvenlik, KVKK ve Uyumluluk

PDF'ler çoğu zaman kişisel ve gizli veri taşır. Bunları korumak, gizli verileri temizlemek ve doğru araçları seçmek hem yasal (KVKK) hem mesleki bir sorumluluktur.

Gizli veri ve metadata

Bir PDF, görünmeyen metadata taşır: yazar adı, oluşturulma bilgisi, bazen geçmiş içerik.

Paylaşmadan önce gizli bilgileri redaksiyonla silin ve metadata'yı temizleyin.

Kişisel veri içeren belgeleri yalnızca gereken kişilerle, güvenli kanaldan paylaşın.

Araç seçimi ve KVKK

Gizli/kişisel belgeleri tanımadığınız çevrimiçi araçlara yüklemeyin; veriniz nereye gittiğini bilmezsiniz.

Mümkünse çevrimdışı/masaüstü veya kurumun onayladığı araçları kullanın.

Parola, şifreleme ve doğru redaksiyon ile belgeleri koruyun.

Görsel 25.1

Metadata temizleme ve güvenli paylaşım kontrol listesi.

Güvenlik kontrol listesi.

İpucu

"Bu belgeyi ücretsiz bir çevrimiçi araca yükleyeyim" demeden önce durun: belgede kişisel/gizli veri varsa, o veriyi tanımadığınız bir sunucuya göndermiş olursunuz. Hassas belgelerde çevrimdışı veya kurum onaylı araçları tercih edin.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Güvenlik için seçenekler:

Acrobat: redaksiyon, metadata temizleme, şifreleme tek yerde.

Çevrimdışı/yerleşik: gizli belgelerde en güvenli yol.

Kurumsal politika: hangi araca hangi belgenin yükleneceğini belirler; ona uyun.

Alıştırma

10 dk

Güvenli paylaşım:

Bir belgenin metadata'sını kontrol edip temizleyin.

Bir "paylaşmadan önce kontrol" listesi yazın (redaksiyon, metadata, parola).

Hangi belgelerin çevrimiçi araca yüklenemeyeceğini belirleyin.

Bölüm 26

Uçtan Uca PDF İş Akışı

Tüm öğrendiklerinizi birleştirip belgelerle baştan sona düzenli, güvenli bir akış kurarsınız: üret, düzenle, koru, imzala, arşivle. Bu bölüm bir özet ve uygulamadır.

Tipik bir belge akışı

Üret: belgeyi Office'te hazırlayıp temiz bir PDF'e aktarın (başlık stilleri, erişilebilirlik).

Düzenle: gerekirse birleştir/böl, sayfa düzenle, açıklama ekle.

Koru: gizli bilgiyi redakte et, metadata temizle, gerekiyorsa parola koy.

İmzala ve gönder: uygun imza türüyle imzala, doğru kanaldan ilet.

Arşivle: önemli belgeyi PDF/A olarak, sürüm adıyla sakla.

Akışı sürdürmek

İş türüne göre doğru aracı seçin (Acrobat / ücretsiz / Office).

Tekrarlı işleri toplu işlem ve otomasyonla hızlandırın.

Gizlilik ve doğru redaksiyon kurallarını her zaman uygulayın.

Dosya adlandırma ve arşiv düzenini tutarlı tutun.

Görsel 26.1

Üret → düzenle → koru → imzala → arşivle akışını gösteren şema.

Uçtan uca PDF akışı.

İpucu

Hedef, "her PDF işini Acrobat'la yapmak" değil; her iş için doğru aracı seçip belgeyi güvenli ve düzenli yönetmektir. İyi kurulmuş bir akış, belgeleri hem profesyonel hem güvenli kılar.

Hangi araçla yapılır?

Araç seçimi

Akış boyunca araç seçimi:

Üretme → Office; kapsamlı düzenleme/redaksiyon/form → Acrobat; basit işler → ücretsiz/tarayıcı.

Gizli belgelerde çevrimdışı/onaylı araçlar.

Arşiv → PDF/A; gönderim → doğru imza ve güvenli kanal.

Alıştırma

15 dk

Kendi akışınızı kurun:

Sık ürettiğiniz bir belge türü seçin.

Onun için üret→düzenle→koru→imzala→arşivle adımlarını yazın.

Her adımda hangi aracı kullanacağınızı belirleyin.

Bir gizlilik ve dosya adlandırma kuralı ekleyin.

Ek

Kısayollar ve Hızlı Terimler

PDF ile çalışırken en çok işe yarayan kısayollar ve terimler. Bu sayfayı yazdırıp masanızın yanına asabilirsiniz.

AraCtrl + F

YazdırCtrl + P

Kopyala / yapıştırCtrl + C / Ctrl + V

KaydetCtrl + S

Yakınlaştır / uzaklaştırCtrl + + / Ctrl + −

Geri alCtrl + Z

BirleştirBirden çok PDF → tek dosya

Böl / ayıklaTek PDF → sayfalar

OCRTaranmışı aranabilir yapma

RedaksiyonGizli bilgiyi kalıcı silme

PDF/AArşivlik PDF biçimi

FiligranSayfaya bindirilen damga/yazı

Hızlı araç seçimi

Özet

Genel kural: temel işler (okuma, yazdırma, basit doldurma) için tarayıcı/ücretsiz araçlar; kapsamlı düzenleme, OCR, redaksiyon ve formlar için Acrobat Pro; belge üretmek için Office → PDF. Gizli belgeleri tanımadığınız çevrimiçi araçlara yüklemeyin.